گرفتن ایندکس (نمایه‌سازی) برای یک مجله علمی نیازمند رعایت مجموعه‌ای از استانداردها و طی کردن مراحل مشخصی است. در ادامه، فرآیند کلی دریافت نمایه برای یک مجله توضیح داده شده است:

۱. بررسی معیارهای نمایه‌های مورد نظر

هر پایگاه نمایه‌سازی، معیارها و الزامات خاص خود را دارد. پیش از اقدام برای ثبت مجله، باید شرایط پذیرش پایگاه مورد نظر را مطالعه کنید. برخی از معیارهای عمومی شامل موارد زیر هستند:

• انتشار منظم (ماهانه، فصلی یا سالانه)
• داشتن هیئت تحریریه معتبر و بین‌المللی
• رعایت اصول داوری علمی و اخلاق نشر
• دسترسی به آرشیو آنلاین مقالات
• داشتن شناسه دیجیتال مقاله (DOI)

۲. اصلاح و استانداردسازی ساختار مجله

برای اینکه مجله مورد پذیرش قرار گیرد، باید ساختار و کیفیت علمی آن بهبود یابد. برخی از اقدامات مهم شامل:

• طراحی یک وب‌سایت استاندارد با قابلیت جستجو و دسترسی به مقالات
• تعریف واضح فرآیند داوری و انتشار مقالات
• رعایت اصول نگارشی و فرمت استاندارد مقالات
• ثبت مجله در سیستم‌های DOI (مانند CrossRef)

۳. انتخاب پایگاه نمایه‌سازی مناسب

نمایه‌ها از نظر سطح اعتبار و گستره پوشش، متفاوت هستند. برخی از نمایه‌های معروف عبارتند از:

نمایه‌های بین‌المللی معتبر:

• Web of Science (WoS) – از مهم‌ترین پایگاه‌های نمایه‌سازی علمی
• Scopus – نمایه علمی الزویر با پوشش گسترده
• PubMed – مخصوص علوم پزشکی و زیستی
• DOAJ (Directory of Open Access Journals) – برای مجلات دسترسی آزاد

نمایه‌های منطقه‌ای و تخصصی:

• ISC (Islamic World Science Citation Center) – نمایه استنادی جهان اسلام
• SID (Scientific Information Database) – مخصوص نشریات ایرانی
• Magiran – بانک اطلاعاتی مجلات فارسی

۴. ثبت درخواست در پایگاه نمایه‌سازی

پس از آماده‌سازی مجله، باید درخواست نمایه‌سازی را به پایگاه مورد نظر ارسال کنید. این کار معمولاً شامل مراحل زیر است:

• ثبت‌نام در پایگاه نمایه‌سازی
• ارسال اطلاعات مجله (نام، ISSN، اهداف، دامنه پوشش و ...)
• ارائه نمونه مقالات و لینک به آرشیو مجله
• ارائه مستندات درباره داوری علمی و هیئت تحریریه

۵. بررسی و ارزیابی توسط پایگاه نمایه‌سازی

پس از ارسال درخواست، پایگاه نمایه‌سازی، کیفیت مجله را بررسی می‌کند. مدت زمان بررسی بسته به پایگاه موردنظر متفاوت است:

• Scopus: معمولاً ۶ ماه تا ۱ سال
• Web of Science: ممکن است تا ۲ سال طول بکشد
• DOAJ و Google Scholar: معمولاً چند ماه

۶. دریافت تأییدیه و نگهداری استانداردها

در صورت تأیید، مجله در پایگاه مربوطه نمایه می‌شود و مقالات آن از طریق آن پایگاه در دسترس پژوهشگران قرار می‌گیرد. برای حفظ این نمایه، باید:

• به‌روزرسانی منظم وب‌سایت مجله
• ادامه انتشار منظم و رعایت استانداردهای علمی
• حفظ کیفیت مقالات و رعایت اصول اخلاقی پژوهش

نکات کلیدی برای افزایش شانس نمایه‌سازی

✔ داشتن ISSN معتبر (چاپی و الکترونیکی)
✔ انتشار مقالات با فرمت استاندارد (APA, MLA, IEEE و ...)
✔ ارتقای کیفیت داوری علمی و انتشار مقالات نویسندگان برجسته
✔ استفاده از DOI و ثبت مقالات در پایگاه‌های اطلاعاتی
✔ رعایت اصول اخلاقی پژوهش و جلوگیری از سرقت علمی